A diferencia de la mayoría de las áreas de conocimientos que forman el PMBOK, las cuales se ocupan de un tema específico dentro de la gestión del proyecto, el área de conocimiento sobre la integración del proyectoes un área transversal que define muchas de las acciones cotidianas en dirección de proyectos; en definitiva es la gestión del proyecto de forma integral, considerando todos sus aspectos.
Los procesos definidos en el PMBOK dentro del área de conocimiento de la integración del proyecto son:
- Crear el project charter (ver más)
- Desarrollar el plan de gestión del proyecto
- Dirección y gestión del proyecto
- Seguimiento y control del estado de las tareas
- Gestionar los cambios
- Realizar el cierre de fases o el proyecto
Aprender a hacer la integración de un proyecto
La integración del proyecto es una cosa inherente a la gestión integral del mismo, a parte de uno de los procesos que se define en la metodología del PMBOK. Por lo tanto, una forma de aprender a aplicar este proceso es mediante un curso de preparación de la certificación PMP, o que este focalizado en esta metodología.
A continuación te mostramos algunos cursos oficiales que te permitirán aprender este proceso.
Nombre | Características | Precio | ||
| MBA Online |
| Consultar. Beca del 65% | |
| Máster en Dirección y Gestión de Proyectos |
| Consultar. Beca del 65% | |
| Master in Digital Project Management |
| Consultar. Beca del 40% |
La integración del proyecto. Crear el project charter
El project charter es el documento que da inicio al proyecto y que en cierta forma está por encima de este y sus documentos internos. En él se definen los motivos y expectativas generales que originaron el proyecto, así como sus restricciones y condiciones. Formalmente también es el documento que define y autoriza al director del proyecto.
En muchos casos, sobre todo cuando el proyecto se hace para un cliente externo, este documento no aparece como tal, y es sustituido por los documentos generados en la fase comercial y por el pedido recibido.
Entradas
- Aceptación formal del proyecto
- Business case
- Acuerdos y condiciones
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de la organización
Herramientas y Técnicas
- Juicio de expertos
- Técnicas de facilitación
Salidas
- Project charter (ver más)
La integración del proyecto. Desarrollar el plan de gestión del proyecto
El plan de gestión del proyecto define cómo se gestionará el proyecto, y que debe cubrir las 10 áreas de conocimiento que incluye el PMBOK para garantizar que se consideran todos los aspectos relevantes del proyecto.
En muchas organizaciones este documento suele basarse en instrucciones internas, ajustándolo al proyecto específico. En cualquier caso se debe considerar que es un documento que puede modificarse a lo largo del proyecto, a medida que surjan cambios en las diferentes áreas.
Entradas
- Project charter (ver más)
- Salidas de otros procesos
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de la organización
Herramientas y Técnicas
- Juicio de expertos
- Técnicas de facilitación
Salidas
- Plan de gestión del proyecto
La integración del proyecto. Dirección y gestión del proyecto
Este proceso consiste en hacer el trabajo normal de cualquier persona que gestione projectos, ya que consiste en dirigir este de forma global para conseguir sus objetivos, usando para ello las diferentes herramientas disponibles.
Entradas
- Plan de gestión del proyecto
- Solicitudes de cambios aprobadas
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de la organización
Herramientas y Técnicas
- Juicio de expertos
- Herramientas de gestión de proyectos (ver más)
- Reuniones y otras técnicas de gestión de equipos
Salidas
- Entregables
- Informes de rendimiento y avance
- Solicitudes de cambio
- Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
- Actualizaciones de los documentos del proyecto
La integración del proyecto. Seguimiento y control del estado de las tareas
Una parte muy importante de la gestión del proyecto es el seguimiento y control de la ejecución, lo que incluye comparar la situación real a cada momento con lo planificado a nivel de avance, coste y plazo. De esta forma se pueden detectar las desviaciones y aplicar las medidas correctoras cuando correspondan.
Aunque pueda parecer simple, definir qué se va a medir, como se va a medir y con qué frecuencia es algo no trivial, y por ello una parte del plan de gestión del proyecto. Como herramienta importante en este proceso se podría destacar el método del valor ganado.
Entradas
- Plan de gestión del proyecto
- Planificar frecuencias de control
- Previsiones de costes y plazos
- Cambios aprobados
- Informes de avance y rendimiento
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de la organización
Herramientas y Técnicas
- Juicio de expertos
- Técnicas analíticas como valor ganado (ver más)
- Herramientas de gestión de proyectos
- Reuniones de seguimiento
Salidas
- Solicitudes de cambio
- Informes de avance y rendimiento
- Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
- Actualizaciones de los documentos del proyecto
La integración del proyecto. Gestionar los cambios
Los cambios son algo casi inevitable en cualquier proyecto, bien sea por nuevas solicitudes de alcance, nuevas restricciones, cambios en los presupuestos, etc.; por ello existe un proceso específico para aprender a gestionarlos, ya que una mala gestión de cambios puede hacer fracasar el proyecto.
Este proceso se basa en hacer correctamente la solicitud, análisis, aprobación y aplicación de cada cambio, conjuntando los objetivos y alcances del proyecto en cada momento con el resto de planificaciones.
Entradas
- Plan de gestión del proyecto
- Informes de avance y rendimiento
- Solicitudes de cambio
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de la organización
Herramientas y Técnicas
- Juicio de expertos
- Reuniones de seguimiento
- Herramientas de control de cambios
Salidas
- Solicitudes de cambio aprobadas
- Registro de cambios
- Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
- Actualizaciones de los documentos del proyecto
La integración del proyecto. Realizar el cierre de fases o el proyecto
Una parte muy importante de la gestión de proyectos es conseguir aceptaciones formales de los entregables parciales o finales, ya que de esta forma se consigue afianzar el avance conseguido, evitando que puedan reabrirse temas o tratando esto como una nueva solicitud; y en muchos casos permitiendo la emisión de facturas, cierre de contratos, pagos, etc., cuando estos estén vinculados a una entrega.
En el caso del cierre final, el PMBOK también considera aspectos como las lecciones aprendidas; algo habitualmente pasado por alto pero importante para poder mejorar como organización.
Entradas
- Plan de gestión del proyecto
- Entregables aceptados
- Activos de la organización
Herramientas y Técnicas
- Juicio de expertos
- Técnicas de análisis y estimaciones
- Reuniones de seguimiento
Salidas
- Entrega formal del producto, servicio o entregable.
- Actualizaciones de los activos del proceso organizativo
The PMBOK (Project Management Body of Knowledge) encompasses various knowledge areas, with project integration management being a pivotal, overarching area. It involves overseeing all aspects of a project to ensure cohesion and success. Here's an overview of the concepts mentioned in the article:
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Project Integration Management: This is a cross-cutting area that ensures all project processes work cohesively. It involves:
- Creating the project charter: This document initiates the project, defining its reasons, expectations, constraints, and authorizes the project manager.
- Developing the project management plan: This outlines how the project will be managed, covering all relevant aspects.
- Directing and managing the project: Overseeing the project as a whole to achieve its objectives using available tools.
- Monitoring and controlling task status: Tracking progress, comparing it to the plan, and taking corrective actions as needed.
- Managing changes: Dealing with inevitable alterations in project scope, budget, etc.
- Closing phases or the project: Ensuring formal acceptance of deliverables and considering lessons learned for organizational improvement.
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Project Charter: It's the initiating document that defines project reasons, general expectations, constraints, and authorizes the project manager. Inputs include formal project acceptance, business cases, agreements, organizational assets, and tools like expert judgment and facilitation techniques. Outputs include the finalized project charter.
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Developing the Project Management Plan: This document outlines how the project will be managed, including inputs like the project charter, organizational assets, environmental factors, and expert judgment. Outputs include the project management plan itself.
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Directing and Managing the Project: This involves guiding the project toward its objectives using tools like project management techniques, expert judgment, and team management methods. Outputs include deliverables, performance reports, change requests, and updates to project documents and plans.
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Monitoring and Controlling Task Status: This is about tracking project execution against plans, using tools like earned value analysis. Inputs include the project management plan, progress forecasts, change approvals, and environmental factors. Outputs consist of change requests, progress reports, and updates to project documents and plans.
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Managing Changes: Addressing and managing changes in project scope, budget, etc. Inputs include the project management plan, progress reports, change requests, and organizational assets. Outputs include approved change requests, updated project documents, and plans.
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Closing Phases or the Project: Ensuring formal acceptance of deliverables and considering lessons learned for organizational improvement. Inputs include the project management plan, accepted deliverables, organizational assets, and expert judgment. Outputs consist of formal product/service delivery and updates to organizational process assets.
Each process involves specific inputs, tools, techniques, and outputs to ensure effective project management, creating a comprehensive approach for successful project execution.
