La gestión de proyectos es un área de trabajo muy retadora, ya que cada proyecto se plantea de forma distinta y presenta sus propios desafíos. Sin embargo, es posible conseguir una tasa alta de éxito si se siguen una serie de pasos. Por ello, hemos desarrollado este artículo en el que te explicamos qué significa la gestión de proyectos y las fases para conseguirlo. ¿Te interesa? Sigue leyendo.
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Índice de contenidos
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos o project management hace referencia a la dirección de la planificación y ejecución de un proyecto durante su ciclo de vida. Los Project Managers son los que cumplen este rol dentro de los equipos de trabajo, liderándolos y guiándolos al cumplimiento de objetivos.
Lo que se busca es poder completar el proyecto bajo los siguientes componentes:
- Tiempo: Duración del proyecto.
- Costo: Presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto.
- Alcance: Impacto que tendrá el proyecto.
- Calidad: El estándar del resultado del proyecto.
Todos estos factores se relacionan entre sí, lo que significa que si falla uno, los otros se verán afectados. Por ejemplo, si se reduce el tiempo asignado, se reducirá también la cantidad de trabajo (alcance) que se podrá hacer y esto condicionará el resultado y el coste del proyecto.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Solo el 58% de las empresas son conscientes de la importancia de la gestión de proyectos y de cómo beneficia la efectividad en la resolución de problemas.
Los proyectos suelen involucrar la participación de diferentes equipos y es fundamental que se puedan organizar, entender las prioridades estratégicas y fijar los objetivos de negocio.
La gestión de proyectos se trata básicamente, de ayudar a que las personas correctas, hagan las tareas correctas, en el momento correcto. Sin una planificación adecuada, los equipos intentarán atacar los problemas en caliente, esperando que con suerte el proyecto pueda completarse sin mayor afectación. Mientras que con la ayuda de un Project Manager, se podrá dividir el proyecto en tareas, hitos y plazos de tal forma que sea posible reaccionar ante los problemas de forma más ágil.
Las 5 fases de la gestión de proyectos
El ciclo de vida de la gestión de proyectos se compone por cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. A continuación, desglosamos cada una:
1. Iniciación del proyecto
Esta fase marca el comienzo de un proyecto y es en donde se realiza la preparación del mismo. Aquí se determina el valor y la factibilidad, a través de las siguientes bases:
- Alcance del proyecto: Se especifican los objetivos y las limitaciones que tendrá.
- Recursos dispuestos: Se hace una descripción general de todo lo que implicará el proyecto, respecto a recursos y tiempo.
- Presupuesto: Detallar el valor que se necesita para lograr el proyecto con éxito.
Toda esta información deberá estar aprobada por las partes interesadas antes de pasar a la siguiente fase.
2. Planificación del proyecto
El objetivo de esta fase es crear un plan de proyecto, que especifique cómo se gestionará cada área durante la ejecución del mismo. Se establecerán hitos y fechas clave para cada etapa, junto con la fecha de finalización, así como las metas individuales del proyecto. Esta es una gran forma de que todos los departamentos tengan claro sus responsabilidades y avancen hacia el mismo objetivo.
Otro de los aspectos importantes a definir cuál es la metodología de gestión de proyectos que será usada. Puedes elegir entre Agile, Scrum, Lean, Kanban, entre otras.
3. Ejecución
En esta fase se cubren la asignación y gestión adecuadas de todas las tareas del proyecto descritas en la fase de planificación. Los Project Manager se encargarán de supervisar todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a medida que avance a las siguientes fases.
- Ejecución de tareas: Se deben monitorear las tareas dentro del marco del tiempo en el tiempo especificado.
- Gestión del cronograma: La gestión adecuada traza un camino para mantener el progreso de las tareas, prioridades, plazos y objetivos.
- Control de costes: Se debe velar porque no haya obstáculos en la ejecución que requiera inversión de más recursos
- Gestión de calidad: Los entregables deben producirse a tiempo y dentro del presupuesto sin descuidar la calidad.
El resultado de esta fase se verá reflejable en los entregables del proyecto.
4. Seguimiento y control
Durante la fase de seguimiento, el tiempo, coste y rendimiento, se comparan en cada etapa y se realizan las modificaciones necesarias en cada una de las actividades para mantener el curso del proyecto.
Los resultados de esta fase incluyen la generación de informesde progresoy otras comunicaciones que garantizan el cumplimiento de los planes del proyecto y evitanhitosmás importantes e interrupciones en los plazos.
5. Cierre y entrega del proyecto
En la última fase de la gestión de proyectos se presentan los entregables finales a las partes interesadas. Al igual que en otras etapas, es fundamental que todos los departamentos aprueben cada tarea.
Asimismo, es importante que se le dedique un tiempo a la reflexión en donde se planteen mejoras para próximos proyectos y aprendizajes.
Metodologías de gestión de proyectos
Es crucial conocer los diferentes tipos de gestión de proyectos para poder dictar una estructura y definir la metodología a implementar. Por eso, os dejamos una lista de los modelos más relevantes.
- Metodología Waterfall o en cascada
- Gestión de proyectos Kanban
- Metodología Scrum
- Gestión ágil de proyectos
Consejos para una buena gestión de proyectos
- Dedica el tiempo necesario a las fases de iniciación y planificación, ya que de ello depende el éxito. Al establecer los objetivos y acordar las tareas y prioridades, hay menos posibilidades de confusión dentro de los equipos y esto contribuye a la obtención de buenos resultados.
- Elige la metodología que más se adecúe a tu tipo de proyecto, puesto que ayudará a determinar cómo se prioriza y distribuye el trabajo.
- Mantente en constante comunicación con los equipos de trabajo para que estos sepan cuáles son sus responsabilidades y puedan entender el rol de cada uno. De esta forma, será fácil acudir a una persona en concreto en caso de presentarse algún obstáculo que pueda interferir con el proyecto.
- Sé realista con los tiempos y el alcance del proyecto. Si bien es casi imposible desarrollar un cronograma de gestión de proyectos perfecto, equilibrar estos dos factores es una inversión que vale la pena para el éxito del mismo.
- Apóyate en las diferentes herramientas de gestión de proyectos para hacer tu trabajo y el de todo el equipo más fácil y claro.
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Project Management: This refers to overseeing the planning and execution of a project throughout its lifecycle. Project Managers lead teams, guiding them toward goal achievement. Key components include time, cost, scope, and quality, all interrelated; a change in one affects the others.
Importance of Project Management: Only about 58% of companies recognize its significance in problem-solving effectiveness. Projects involve multiple teams, demanding organization, strategic priorities, and business goal setting. Effective project management ensures the right people do the right tasks at the right time.
5 Phases of Project Management:
- Initiation: Project groundwork, determining value, feasibility, scope, resources, and budget.
- Planning: Developing a project plan, defining responsibilities, milestones, deadlines, and project methodology (Agile, Scrum, Lean, etc.).
- Execution: Task assignment and management, overseeing project areas, schedule, costs, and quality.
- Monitoring and Control: Comparing time, cost, and performance, making necessary adjustments to ensure project alignment with plans.
- Closure and Project Delivery: Presenting final deliverables, obtaining approval, reflecting on improvements and learnings.
Project Management Methodologies: Understanding various methodologies like Waterfall, Kanban, Scrum, and Agile is crucial for structuring and selecting the appropriate approach for a project.
Tips for Effective Project Management:
- Dedicate sufficient time to initiation and planning for better success rates.
- Choose a methodology aligned with your project's nature for prioritizing and distributing work effectively.
- Maintain constant communication within teams to clarify responsibilities and address obstacles promptly.
- Be realistic about project scope and timelines; finding a balance is crucial for success.
- Leverage project management tools to streamline work and enhance clarity within the team.
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