Uno de los mayores desafíos que las empresas latinoamericanas precisan solucionar actualmente son los flujos de información ineficaces e inadecuados, pues el erróneo manejo de la información puede resultar muy caro para las compañías, considerando que, en la actualidad, deben almacenar miles de datos a cada minuto.
Diariamente, los colaboradores de una organización intercambian información entre otras áreas, proveedores o clientes, imagínate lo desastroso que puede resultar a corto, mediano y largo plazo, el no contar con un sistema de información empresarial adecuado.
Pero implementar un sistema de información no es una tarea tan simple, necesitas considerar los tipos de datos, procesos internos y las herramientas idóneas para que esto te brinde los beneficios más relevantes como el aumento de productividad, optimización de tiempo y comunicación eficaz.
Recuerda que toda información que no esté registrada es como si no existiera, pero para entender a mayor detalle qué es un sistema de información empresarial, cuáles son los tipos que necesitan adaptar en tu organización y las mejores herramientas para ello, te invitamos a leer el artículo completo.
¿Qué es un sistema de información?
Un Sistema de información Empresarial, es una estructura de orden integrada por un conjunto de elementos y/o datos interrelacionados entre sí, en otras palabras, es la organización de datos con elementos funcionando a la par para mantener el flujo y la claridad de la información.
El propósito de estos sistemas de información es la de mantener un control, visualización y resguardo, pero, además, la facilidad en la gestión de datos. Actualmente cuando pensamos en un sistema de información empresarial, tal vez lo primero que viene en mente es herramientas tecnológicas, sin embargo, el concepto no es tan joven como creemos.
Siempre ha sido una necesidad la gestión ordenada de la información, por lo que un sistema de datos puede llevarse a cabo de manera manual y tecnológica, no necesariamente dependerá de la digitalización.
Sin embargo, esto es apenas para entender a fondo lo que significa un sistema de información, no quiere decir que la manera manual sea más fácil, pues conforme los avances tecnológicos han acelerado su paso, también las necesidades de las empresas han aumentado, por lo que la digitalización de la información ahora es clave para mantener los datos a la mano, de manera fácil y actualizada en tiempo real.
Los Sistemas de Información Empresarial, mantienen una clasificación de acuerdo con las necesidades, tareas y los tipos de datos que vamos a manejar.
Tipos de Sistemas de Información Empresarial
Como lo mencionamos al principio, para incorporar o mejorar un sistema de información empresarial necesitamos tomar en cuenta los tipos de datos, las responsabilidades y los objetivos de cada uno de ellos para encontrar el tipo de sistema más idóneo y elegir las herramientas tecnologías más factibles y actualizadas que te ayudarán a obtener mejores resultados.
La clasificación de sistemas de información se conoce de la siguiente manera:
Sistema de información Ejecutiva (EIS)
Como lo dice su nombre, este tipo de sistema de información está diseñado contemplando las necesidades estratégicas de los ejecutivos, gerentes o directores, para que la toma de decisiones nivel empresa, sean tomadas con base a datos, resultados y otros indicadores relevantes para la perspectiva directiva.
Este tipo de sistemas de información se caracteriza por el uso de gráficos y el acceso a información desglosada o detallada, brindando informes y otras prácticas operativas, facilitando la información de acuerdo con la necesidad de frecuencia: semanal, mensual, bimestral, etc.
El hecho de que sea un sistema pensado en la información de la Alta Dirección no significa que deba ser difícil o complejo, las herramientas tecnológicas elegidas para llevar este sistema deben cumplir con la facilidad, accesibilidad, trazabilidad suficiente como para brindar un sistema intuitivo.
Eso es de suma importancia, recordando que los ejecutivos cuentan con poca disponibilidad de tiempo y muchas responsabilidades, por lo que elegir una herramienta no adecuada, puede resultar en falta de resultados y metas.
Sistema de Colaboración Empresarial (ERP)
Este tipo de sistema funciona de manera integral con diversas áreas de una organización, pues su finalidad es centralizar los datos, por lo que es el tipo de sistema mas utilizado tanto por la Alta Dirección como por diversos usuarios de otros departamentos y cargos, pues de esta manera se facilita el seguimiento de actualizaciones y el análisis de resultados.
Las herramientas tecnológicas diseñadas para este tipo de sistema de información contemplan diversas funciones como el compartir datos, enviar correos electrónicos, enviar archivos multimedia, entre otras tareas del día a día.
Sistema de Apoyo en la Toma de Decisiones
Este tipo de sistema de información es el mejor apoyo para gerentes y directores, pues su objetivo principal es el proporcionar la información adecuada y estratégica que oriente a los tomadores de decisiones a estar lo suficientemente informados y preparados como para llevar a una conclusión certera y fundamentada.
Las herramientas desarrolladas para este sistema logran brindar este apoyo recopilando datos comparativos, cálculos o inclusive en la predicción de resultados. Por lo que, además son una herramienta adecuada para prevenir algunos riesgos o resolver algunos problemas de manera oportuna.
Sistema de Control de Procesos de Negocio (BMP)
Los sistemas de información empresarial también consideran los procesos operacionales, en este caso el sistema de control de procesos de negocio se enfoca a los procesos industriales o físicos, estos se ocupan de monitorear, automatizar procesos, colocar estándares para garantizar que todos los usuarios cumplan con los mismos requerimientos y de crear simulaciones de los procesos.
Es por eso por lo que este tipo de sistema de información es el más utilizado cuando se trata de industrias petroleras, generación de energía, procesos químicos, entre otros.
Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones (TPS)
Probablemente el más común y básico, este sistema de información está centrado en el manejo de datos a través de documentos que puedan ser editados o corregidos, también ayuda a la recopilación y almacenamiento de estos y claro, en la generación de más documentos.
Básicamente, se concentra en las tareas más cotidianas de cualquier usuario sin importar su área o cargo.
Ejemplos de Sistemas de Información Empresarial
Ahora bien, por supuesto que entender y conocer cada tipo de sistema de información empresarial es importante para poder implementarlo en tu organización, sin embargo, eso no es todo.
Es importante tomar en cuenta que día con día, la tecnología muestra más avances que nos brinda la información completa con tan solo un clic o una descarga, sin embargo, son las actualizaciones de las que debemos mantenernos al día, con la finalidad de encontrar siempre las herramientas más intuitivas y actualizadas para mayor facilidad y beneficios.
Recuerda que las mejores tecnologías de hoy en día son aquellas que se adaptan a tus necesidades y responsabilidades, no al revés; las tecnologías a las que debíamos adaptarnos nosotros se han quedado atrás con las antiguas formas de trabajar.
Para ello, hemos creado un listado de ejemplos de herramientas de sistemas de información empresarial más actualizados que te ayudará a elegir lo mejor para tu organización.
Ejemplo de Sistema de Control de Negocio
Un claro ejemplo de sistema de información para control de negocio puede ser un software para prácticas contables. Usualmente este tipo de herramientas cuenta con funcionalidades para producir, editar, controlar o corregir documentos con validez legal.
Luego de que cambiara la modalidad laboral, Microsoft se colocó como uno de los principales desarrolladores de tecnológica cuando se trata de llevar el trabajo desde cualquier lado. Por eso su software enfocado en funcionalidades contables, es un claro ejemplo de herramienta de sistema de control de negocio.
Mira aquí el ejemplo
Ejemplo de sistema de colaboración empresarial
Considerando las ultimas tendencias laborales, ahora podemos encontrar softwares enfocados en mejorar la comunicación y el flujo laboral a nivel empresa. Un claro ejemplo de ellos es Google Workspace, que integra varias herramientas pensadas en diferentes formas de trabajo.
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Ejemplo de sistema de apoyo en toma de decisiones
Las herramientas diseñadas para este tipo de sistema de información son capaces de pronosticar resultados o crear presupuestos basados en riesgos, arrojando estadísticas y probabilidades a través de simulaciones. Un ejemplo de este tipo de sistema es Riskturn.
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Ejemplo de Sistema de Información Ejecutiva
Recordemos que un sistema de información ejecutiva necesita proporcionar los informes completos de manera detallada para el manejo de datos, un ejemplo de este tipo de sistema es Microsoft Power Bi, aunque no se trate de una herramienta únicamente para ejecutivos, resulta ser un buen ejemplo para consultar los datos gráficos o informes detallados.
Mira aquí el ejemplo
Ahora bien, si lo que buscas es complementar la función de este ejemplo con un software que se enfoque únicamente en la Alta Dirección pero también en el Consejo de Administración (Junta Directiva/ Directorio)
Puedes considerar un Software de Gobierno Corporativo, estos te brindan la seguridad de información que los gerentes, directores y consejeros necesitan para el envío de informes, las órdenes del día o el seguimiento de proyectos en tiempo real y para ello, Atlas Governance te ofrece demás funcionalidades complementarias para optimizar tu valioso tiempo y el de todos los involucrados en la gestión de Consejo, Directorios, Juntas Directivas y Comités.
Para entender más sobre el asunto, te recomendamos hacer clic aquí:
Elementos de un Sistema de Información Empresarial
Los ejemplos que te brindamos son apenas unos de tantos portales o softwares que puedes encontrar en el mercado, por supuesto dependerá de tu modelo de negocio, de tus necesidades de mercado y tu propuesto para elegir la herramienta de sistema de información empresarial más indicada para tu organización
Sin embargo, además de esos criterios, te queremos brindar una serie de características que te permitan entender si estás eligiendo una herramienta verdaderamente eficaz y fácil de gestionar, pues también es posible que al adquirir una herramienta que no es la más idónea, impacté en los resultados y la productividad de tu organización.
Una buena herramienta de sistema de información debe ser:
- Accesible y fácil de usar
- Intuitiva, que toda persona entienda cómo usar cada funcionalidad que la herramienta ofrece.
- Segura. La seguridad de la información debe ser una de las características principales que debes observar: ¿qué tipo de filtros de seguridad ofrece? ¿cómo se realizan los respaldos de información? ¿de manera manual o automática?
- Contar con trazabilidad: Toda tu información debe permanecer al alcance de los usuarios, considerar que la información sea fácil de encontrar a través de búsquedas también es un criterio que servirá de mucho.
- Resguardo de información: Debes contemplar la cantidad de información que es capaz de contener o de almacenar, en algunas ocasiones, eso dependerá del plan de beneficios o funcionalidades que se haya contratado.
- Soporte, una buena herramienta empresarial te brindará el soporte adecuado para cualquier tipo de urgencia o circunstancia necesaria, por lo que la atención y el horario son dos criterios que debes tomar en cuenta.
- Cantidad de usuarios
Implementación de un Sistema de Información Empresarial
La implementación de una nueva herramienta tecnológica puede parecer una tarea bastante compleja, sin embargo, de ello dependerá cada proveedor. Lo ideal es que tú y el resto de los usuarios, puedan aprender y explorar de manera fácil cada una de las funcionalidades que la herramienta ofrece, esto es importante para aprovechar al máximo cada función y obtener los mejores beneficios y resultados para toda la organización.
Te invitamos a entender cómo fue la experiencia la empresa colombiana Cenit, durante su proceso de implementación de una herramienta enfocada en la facilidad de información para la Alta Dirección, Laura Cardona y Andrea Mogollón nos comentan cómo fue la adaptación de una nueva tecnología para sus directores y para que la empresa se convirtiera en un referente de digitalización de procesos directivos.
I am an expert in the field of information systems and business management, having a deep understanding of the challenges faced by Latin American companies regarding ineffective and inadequate information flows. The mismanagement of information can incur significant costs for companies, especially considering the vast amount of data that needs to be stored every minute in today's business landscape.
The article emphasizes the importance of implementing an effective Enterprise Information System (EIS) to address these challenges. I concur with the notion that choosing and implementing such a system is not a simple task. It requires careful consideration of data types, internal processes, and suitable tools to reap the most relevant benefits, such as increased productivity, time optimization, and effective communication.
The concept of an Enterprise Information System is described as an integrated structure comprising interrelated elements and/or data. I would like to emphasize that while the article mentions technological tools when thinking about an EIS, the concept is not solely dependent on digitalization. The organized management of information has always been a necessity, and systems can be implemented manually or technologically, with digitalization becoming increasingly crucial in today's fast-paced business environment.
The article categorizes Enterprise Information Systems into different types based on needs, tasks, and data types:
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Executive Information System (EIS): Designed to meet the strategic needs of executives, managers, or directors, providing detailed information for decision-making at the company level. Tools like Microsoft Power Bi are cited as examples.
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Enterprise Resource Planning (ERP): A comprehensive system that integrates various areas of an organization, facilitating data centralization. Google Workspace is mentioned as an example of a tool that supports collaborative work.
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Decision Support System: A system that aids managers and directors by providing strategic information to make informed decisions. Riskturn is given as an example.
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Business Process Management (BPM): Focuses on operational processes, particularly in industrial or physical settings, monitoring, automating, and setting standards for processes.
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Transaction Processing System (TPS): A basic system focused on handling data through editable or correctable documents, aiding in data collection, storage, and document generation.
The article concludes with examples of updated tools for Enterprise Information Systems:
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Business Control System Example: Microsoft's accounting software is cited as an example of a tool for business control systems.
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Collaboration System Example: Google Workspace is presented as a tool for improving communication and workflow at the enterprise level.
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Decision Support System Example: Riskturn is given as an example of a tool capable of forecasting results and creating budgets based on risks.
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Executive Information System Example: Microsoft Power Bi is mentioned as a tool that provides detailed reports for data management.
The article also stresses the importance of selecting a tool that is accessible, intuitive, secure, traceable, capable of safeguarding information, and provides adequate support. It highlights that the best technologies are those that adapt to the organization's needs and responsibilities.
In addition, the implementation of an Enterprise Information System is discussed, emphasizing the importance of user-friendly tools to ensure effective utilization and maximize benefits. The experiences of a Colombian company, Cenit, are referenced to provide insights into the implementation process and the positive outcomes achieved in terms of information accessibility for top management.
